Riksteatrets personvernerklæring

1. Hvem er behandlingsansvarlig

Riksteatret med org.nr. 974 907 550 (heretter «Riksteatret», «vi» eller «oss») vil behandle dine personopplysninger når du besøker våre nettsider riksteatret.no eller du bruker tjenester vi tilbyr, f.eks. om du kjøper billetter til en av våre forestillinger.
I denne erklæringen finner du informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg relatert til din bruk av vår hjemmeside eller de tjenester som vi tilbyr våre kunder.

Vi er opptatt av at dine personopplysninger behandles på en god og sikker måte i tråd med gjeldende lover og regler. Du har en rekke rettigheter etter den generelle personvernforordningen («GDPR»), og du er velkommen til å ta kontakt med oss hvis du vil utøve rettighetene dine eller hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger.

2. Hvorfor behandler vi dine personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger for å tilby våre kunder og andre interesserte en hjemmeside. Vi må behandle personopplysninger om deg når du besøker våre nettsider gjennom de informasjonskapsler og piksler (heretter kalt cookies) som er plassert på våre nettsider.

I tillegg må vi behandle dine personopplysninger når du kjøper billetter til en av våre forestillinger eller du kontakter oss for spørsmål eller support. 

Vi må også behandle visse personopplysninger for å tilby våre kunder spesielle tjenester, oppfylle inngåtte avtaler med samarbeidsparter eller oppfylle våre rettslige forpliktelser.  

3. Når har vi lov til å behandle dine personopplysninger?

For at vi skal kunne behandle personopplysninger trenger vi et lovlig behandlingsgrunnlag. De ulike behandlingsgrunnlagene står i GDPR artikkel 6.

Vi må behandle personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle en avtale som er inngått eller skal inngås mellom deg og oss, jf. artikkel 6 nr. 1 b). Vi behandler oppgitte opplysninger som navn, telefonnummer, e-post og adresse for å oppfylle et billettkjøp til våre forestillinger. Vi kan også behandle dine alminnelige personopplysninger du oppgir til oss dersom du kontakter oss for spørsmål eller annen hjelp til en av våre tjenester. 

Vi har også enkelte rettslige forpliktelser som forutsetter at vi behandler personopplysninger. Vi har for eksempel en lovpålagt plikt til å rapportere regnskapsopplysninger etter gjeldende regnskapslovgivning, følge plikter i forvaltningsloven og offentlighetsloven, eller for å arkivere data etter arkivloven. Slike spesielle regler med lovpålagte plikter går foran generelle regler i personopplysningslovverket om hvor lenge vi må ta vare på dine personopplysninger. 

I tillegg må vi overholde våre ansvarsroller etter GDPR, enten vi er databehandler, selvstendig behandlingsansvarlig eller felles behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven, jf. GDPR. Behandlingsgrunnlaget for å behandle personopplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser står i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

I tillegg kan enkelte behandlinger baseres på samtykke fra deg, jf. artikkel 6 nr. 1 a). 

• Ved å melde deg på vårt nyhetsbrev via vår hjemmeside eller på annen måte ved at du kontakter oss for å abonnere på våre nyhetsbrev, anses du for å ha gitt oss ditt samtykke til at vi kan sende deg våre nyhetsbrev på epost inntil du velger å melde deg av nyhetsbrevet.  
• Vi bruker samtykke som behandlingsgrunnlag for personopplysninger vi samler inn via informasjonskapsler og piksler (samlet kalt «cookies») og behandler for hvert formål ut over nødvendige cookies, og du kan klikke her for å få mer informasjon samt for å gi ditt samtykke til oss. Du kan du når som helst trekke samtykket tilbake ved å bruke cookie-verktøy på våre nettsider hvor tidligere gitt samtykke kan fjernes for ett bestemt formål ved avhuking for slikt formål som samtykke trekkes for. Du kan trekke tilbake gitt samtykke på samme måte som du ga det til oss eller ved å sende oss e-post som angitt til slutt i denne erklæringen hvor du opplyser om hva slags tidligere gitt samtykke fra deg til oss som du trekker tilbake, og du kan alternativt klikke her for å få trekke tidligere gitt samtykke til cookies. 

Dersom det ikke foreligger noe annet rettslig grunnlag, vil vi forklare deg hvilken interesse vi baserer visse behandlinger som vi etter en balansetest mener å ha legitim interesse som behandlingsgrunnlag, jf. artikkel 6 nr. 1 f). 

• Vår sikkerhetsinteresse medfører at vi har en legitim interesse i å ha kamera i porttelefon ved inngangspartiet på gateplan hos Riksteatret utenfor vårt kontor på Gullhaug torg 2B, 0484 Oslo. Kameraet aktiveres når noen besøkende ringer på vår dørklokke, hvor bildet av inngangspartiet vises i sanntid uten at det foretas opptak. 
• Vi har en berettiget interesse i å ha strengt nødvendige cookies på våre nettsider for at nettsidene på Riksteatret.no skal fungere. Riksteatret behandler opplysninger fra foretatte billettkjøp sammen med berikede data fra vår databehandler (data fra ditt billettkjøp suppleres med adresseoppdateringer/-korrigeringer, geolokasjonsdata for adresser, alder og kjønn) for analyseformål hvor innsikt kan deles med lokal arrangør hvor du kjøpte billetter via, og du kan motsette deg  slik behandling for analyseformål (protestere) ved å sende oss e-post til post@riksteatret.no hvor du bes skrive «opt-out analyseformål» i emne-feltet. 
• Vi har en berettiget interesse knyttet til markedsføring for å sende e-post til deg som aktiv kunde hos oss innenfor markedsføringsloven § 15.
• Vi har en berettiget interesse knyttet til kommunikasjon på våre arrangement slik at våre kontaktpersoner med antatt interesse for et arrangement kan få informasjon om fremtidig arrangement. 

4. Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene?

Vi lagrer opplysninger om deg så lenge det er lovlig og nødvendig for å utføre våre rettigheter og plikter for de personopplysninger vi har tilgang til. Når vi ikke lenger har plikt eller behov for å oppbevare dine opplysninger, vil personopplysningene dine bli slettet. 

Etter regnskapslovgivningen må visse regnskapsopplysninger oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, mens annet regnskapsmateriale må oppbevares i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. 

5. Hvem utleverer vi personopplysninger til?

I noen tilfeller må vi utlevere dine personopplysninger til andre. Dette skjer kun når det foreligger et gyldig grunnlag for utleveringen, for eksempel at det foreligger en avtale, lovhjemmel eller en rettslig kjennelse.

For eksterne virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss, inngås det databehandleravtaler. En databehandleravtale er en avtale mellom oss og en ekstern virksomhet, som forplikter den eksterne virksomheten til å behandle personopplysningene i tråd med GDPR. 

• Vår IT-leverandør MarketHype Sweden AB (MarketHype) bistår oss med teknisk support og analysetjenester til våre kundedata. Vi har databehandleravtale med MarketHype hvor MarketHype er vår databehandler, se Our Solutions | Culture & Performing Arts - MarketHype for beskrivelse av MarketHype sine løsninger for kultursektoren.
• Vi har en databehandleravtale som del av vår avtale med IT-leverandøren ROCS AS som håndterer påmelding til våre nyhetsbrev. ROCS AS bruker underleverandøren Agillic A/S som håndterer utsendelse av våre nyhetsbrev.  
• Riksteatret benytter dokumenthåndteringssystemet Websak med Acos AS som leverandør. Websak er et godkjent NOARK 5-system og ivaretar digital dokumentasjonshåndtering og sikring av digitale dokumenter. Det benyttes intern tilgangsstyring slik at taushetsbelagte informasjon gis kun til de med arbeidsmessig behov. Vi har databehandleravtale med Acos AS hvor Acos AS er vår databehandler.
• Vi bruker standard skytjenester fra Microsoft som kontorstøtteløsning (Microsoft365 med MS Sharepoint og datalagring i Azure) hvor Microsoft Corporation i Irland er vår databehandler. Vi har valgt lagring fra Microsoft til land innenfor EU/EØS. 

For billettkjøp til våre scener i Nydalen benytter Riksteatret billettleverandøren Dialog exe AS som har billettløsningen kalt DX eller Ebillett, se informasjon om DX og dets Personvernerklæring hvor det fremgår at de har rollen som databehandler for oss siden Riksteatret er en partner. 

For billettkjøp på andre av våre forestillinger brukes arrangørens billettløsning, og vi spiller på ca. 75 forskjellige kulturhus hvor det er det enkelte kulturhus som formidler billetter til Riksteatrets forestillinger gjennom ulike billettsystemer. Kontakt derfor det aktuelle kulturhus for opplysninger rundt personvern. Vi har en arrangøravtale med hvert kulturhus som setter opp våre forestillinger. Vi har inngått avtale om felles behandlingsansvar med lokal arrangør som har eget billettsystem hvor vi har en datadelingsavtale knyttet til foretatte billettkjøp for analyseformål. Du kan kontakte oss for spørsmål til vår behandling for analyseformål.

Vi må levere visse opplysninger til andre som er behandlingsansvarlige for sine egne behandlingsaktiviteter, f.eks. til vår revisor eller bank. 

6. Hvilke rettigheter har du? 

Når vi behandler personopplysninger om deg, har du som den registrerte flere rettigheter etter GDPR som vi er opptatt av å ivareta. 

Du har rett til innsyn: Du har rett til å vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg og du kan be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler. I tillegg kan du også kreve følgende informasjon om behandlingen: a) Formålet med at vi behandler personopplysningene, b) Hvilke kategorier av personopplysninger vi behandler, c) Hvem vi eventuelt deler opplysningene med, d) Om opplysningene blir overført til et land utenfor EU/EØS eller til internasjonale organisasjoner, e) Hvor lenge opplysningene blir lagret, f) Hvor vi har fått opplysningene fra, og g) Om vi bruker opplysningene til automatiserte avgjørelser eller «profilering», og hvordan dette eventuelt gjøres.

Du har rett til å kreve retting av feil: Hvis du oppdager at vi har registrert personopplysninger om deg som ikke stemmer, kan du kreve at vi retter disse personopplysningene. 

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg slettes: Vi sletter de personopplysninger vi har om deg når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for og vi ikke er pålagt å ta vare på opplysningene videre. Du kan kreve at vi sletter personopplysninger vi behandler om deg hvis a) formålet med at vi innhentet opplysningene er oppfylt, og vi ikke er pålagt å lagre dem, b) Vi behandler opplysningene på grunnlag av ditt samtykke som du deretter trekker tilbake, og vi ikke har noen annen lovlig grunn til å beholde dem, c) Personopplysningene er behandlet ulovlig, d) Vi er lovpålagt å slette opplysningene, e) Du protesterer mot automatisert behandling og vi ikke har pålagte, tungtveiende grunner for å fortsette behandlingen som går foran dine rettigheter (et eksempel er at vi må beholde opplysningene for å avklare om vi har et rettskrav mot deg).

Du har rett til begrenset behandling: I noen tilfeller kan du kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger. Å begrense behandlingen betyr at vi tar vare på opplysningene uten å bruke de videre. Dette gjelder hvis a) vi behandler dine personopplysninger ulovlig, og b) du mener at opplysningene om deg ikke er riktige, og da kan du kreve at vi begrenser behandlingen mens vi kontrollerer dette. I noen tilfeller må vi likevel fortsette å behandle opplysningene mens vi kontrollerer de, c) vi ikke lenger har et rettslig grunnlag for å beholde opplysningene, og du mener at du kan ha et rettskrav mot oss (for eksempel være at du vurderer å kreve erstatning).

Du har rett til å klage: Dersom du har spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger eller mener vi behandler dine personopplysninger feil, kan du kontakte oss. Hvis du opplever at informasjonen og bistanden du får fra oss ikke er tilstrekkelig, kan du klage til Datatilsynet, se nettstedet datatilsynet.no for mer informasjon. Vi håper at du først kontakter oss, se vår kontaktinformasjon nedenfor for personvernspørsmål.

7. Vår kontaktinformasjon 

E-post: Klage eller andre spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger bes sendt til oss til vår personvernombud ved å sende epost til elin@riksteatret.no. Vanlig epost til oss er ukryptert, og vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til oss via epost.

Telefon: (+47) 24 14 42 00
Postadresse: Riksteatret, Postboks 4295 Nydalen, 0402 Oslo.
Besøksadresse: Riksteatret, Gullhaug Torg 2B, 0484 Oslo.